Privacyverklaring

Wolfsden Cosplay respecteert de privacy van haar bezoekers, klanten en portalgebruikers en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Wolfsden Cosplay
Website: https://wolfsdencosplay.com
E‑mail (algemene vragen): info@wolfsdencosplay.com
E‑mail (privacy): info@wolfsdencosplay.com

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer je:

• een contactformulier invult of ons een e‑mail stuurt;
• een offerte of boeking aanvraagt;
• een account aanmaakt in het Wolfsden‑portaal;
• een review of ervaring achterlaat.

Het kan daarbij gaan om onder andere:

• Naam, voor‑ en achternaam.
• Bedrijfsnaam en (optioneel) functie.
• Adresgegevens (straat, postcode, plaats, land).
• E‑mailadres en telefoonnummer.
• Inloggegevens (e‑mailadres en gehasht wachtwoord).
• Gegevens over boekingen (datum/tijd, locatie, type act, aanvullende wensen).
• Portalgebruik (inlogmomenten, sessie‑informatie).
• Inhoud van reviews en opmerkingen die je zelf schrijft.

3. Voor welke doelen gebruiken we deze gegevens?

Wij gebruiken je gegevens voor onder meer:

• het aanmaken en beheren van je portalaccount;
• het verwerken van offerte‑ en boekingsaanvragen;
• het plannen en uitvoeren van scare acts, cosplay‑acts en andere diensten;
• het versturen van bevestigingen, wijzigingen en serviceberichten rondom je boeking;
• het opstellen van facturen en voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen;
• het tonen van ervaringen/reviews op onze website (met jouw naam of anoniem, afhankelijk van je keuze);
• het beveiligen van het portaal en het voorkomen van misbruik of fraude.

4. Registratie namens een bedrijf

Wanneer je je registreert als zakelijk account en een bedrijfsnaam invult waarvoor al een portalaccount bestaat, maken wij geen tweede portalaccount voor dat bedrijf aan.

In dat geval kunnen wij:

• je registratiepoging blokkeren en je daarover informeren in het portaal; en
• de reeds bekende contactpersoon (owner/admin) van het betreffende bedrijf informeren dat er een nieuwe registratiepoging namens hun bedrijf is gedaan.

In die melding aan de bestaande contactpersoon kunnen wij jouw naam en e‑mailadres delen, zodat zij kunnen beoordelen of het om een collega gaat en onderling of via Wolfsden extra toegang kunnen regelen. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang om het portaal veilig te houden, misbruik te voorkomen en zakelijke accounts centraal te beheren.

5. Rechtsgronden

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst – bijvoorbeeld voor het afhandelen van je boeking of het gebruik van het portaal.
• Wettelijke verplichting – bijvoorbeeld voor fiscale bewaarplichten en administratie.
• Gerechtvaardigd belang – zoals het beveiligen van het portaal, het voorkomen van misbruik en het verbeteren van onze dienstverlening.
• Toestemming – wanneer we je om toestemming vragen voor specifieke verwerkingen (bijvoorbeeld bepaalde vormen van marketing, indien van toepassing).

6. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen je gegevens alleen met derden als dat nodig is voor onze dienstverlening of omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn. Denk hierbij aan:

• onze hosting‑ en IT‑dienstverleners (voor het hosten en beveiligen van de website en het portaal);
• onze boekhouder of administratiekantoor (voor facturatie en boekhouding);
• andere verwerkers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.

Met deze partijen hebben wij, indien vereist, een verwerkersovereenkomst gesloten. Wij verkopen je gegevens niet aan derden.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor administratieve gegevens en facturen).

8. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten:

• Recht op inzage in de gegevens die wij van je verwerken.
• Recht op correctie (aanpassing) of verwijdering van je gegevens, voor zover de wet dat toelaat.
• Recht op beperking van de verwerking van je gegevens.
• Recht op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld bij direct marketing.
• Recht op overdraagbaarheid van je gegevens (data‑portabiliteit), voor zover technisch mogelijk.

Je kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@wolfsdencosplay.com. We kunnen je vragen om aanvullende informatie om je identiteit te verifiëren. Je ontvangt zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen de wettelijke termijnen, een reactie.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Voorbeelden zijn:

• gebruik van gehashte wachtwoorden voor portalaccounts;
• beperkte toegang tot systemen en gegevens (alleen voor medewerkers die dit nodig hebben);
• gebruik van sessie‑timeouts en beveiligingsmaatregelen in het portaal;
• regelmatige updates en beveiligingspatches voor gebruikte software waar mogelijk.

10. Cookies en tracking

De website en het portaal maken gebruik van functionele cookies om het inloggen en het gebruik van het portaal mogelijk te maken. Eventuele aanvullende cookies (bijvoorbeeld voor statistieken of marketing) worden slechts geplaatst als dat noodzakelijk is en volgens de geldende regels. Op dit moment gebruiken wij geen uitgebreide tracking‑ of marketingcookies buiten wat strikt noodzakelijk is voor de werking van de site.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de wet of in onze dienstverlening. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij portalgebruikers zo mogelijk via het portaal of per e‑mail.