Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van Wolfsden Cosplay, alsmede op het gebruik van het Wolfsden‑portaal.

1. Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

Wolfsden Cosplay: de eenmanszaak/organisatie die de diensten aanbiedt.
Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een dienst van Wolfsden Cosplay afneemt.
Diensten: scare acting, cosplay‑acts, optredens, evenementenondersteuning en overige diensten.
Overeenkomst: de overeenkomst tussen Wolfsden Cosplay en Opdrachtgever.
Portaal: het online klantenportaal waarin aanvragen, boekingen en gegevens worden beheerd.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, boekingen, overeenkomsten en leveringen van Diensten.
Afwijkingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.
Indien een bepaling ongeldig is of wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

3. Aanbiedingen, offertes en boekingen

Alle aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij expliciet anders vermeld.
Een Overeenkomst komt tot stand zodra Wolfsden Cosplay een boekingsaanvraag of offerte schriftelijk (bijvoorbeeld per e‑mail) of via het portaal bevestigt, of feitelijk met de uitvoering van de Dienst begint.
Wolfsden Cosplay kan aanvragen weigeren, onder meer als de aanvraag niet past bij de aard van de diensten of de veiligheid in het geding is.

4. Portaal en accounts

Opdrachtgevers kunnen een account aanmaken voor toegang tot het portaal. Inloggegevens zijn strikt persoonlijk.
Voor zakelijke opdrachtgevers geldt in beginsel één hoofdaccount per bedrijf. Pogingen om een tweede bedrijfaccount aan te maken kunnen worden geblokkeerd. In dat geval kan Wolfsden Cosplay de reeds bekende contactpersoon van het bedrijf informeren over de registratiepoging, om misbruik te voorkomen en toegang af te stemmen.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en actualiteit van gegevens in het portaal.
Wolfsden Cosplay kan accounts blokkeren of beperken bij (vermoeden van) misbruik, fraude of schending van deze voorwaarden.

5. Uitvoering van de Diensten

Wolfsden Cosplay zal de Diensten naar beste inzicht en vermogen uitvoeren, maar kan geen absoluut resultaat garanderen.
Opdrachtgever zorgt voor geschikte omstandigheden op locatie, waaronder voldoende ruimte, veiligheid voor uitvoerenden en publiek, en naleving van huis‑ en veiligheidsregels.
Bij scare‑acts en andere intensieve acts geldt:
- Performers raken bezoekers niet opzettelijk aan of verwonden.
- Bezoekers kunnen worden geconfronteerd met schrikmomenten, duistere setting, harde geluiden en thematiek die niet geschikt is voor jonge kinderen.

6. Leeftijden, intensiteit en avondacts

Wolfsden Cosplay onderscheidt verschillende niveaus van intensiteit en doelgroep (bijvoorbeeld kindvriendelijke acts versus scare‑acts). Deze worden vooraf met Opdrachtgever afgestemd.

Voor kindvriendelijke acts houdt Wolfsden Cosplay rekening met een lagere intensiteit en passende content. Opdrachtgever zorgt ervoor dat kinderen onder passende begeleiding staan.
Voor scare‑acts en acts met een verhoogde intensiteit (bijvoorbeeld na een bepaald tijdstip in de avond) geldt veelal een minimale aanbevolen leeftijd (bijvoorbeeld 16+). Deze concrete grens en eventuele tijdvakken (zoals na 20:00 uur meer focus op scare acting en minder op kinderen en familiepubliek) worden per boeking expliciet afgesproken en in de bevestiging vermeld.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het communiceren van deze leeftijds‑ en intensiteitsadviezen aan bezoekers en voor het bewaken van de toegang (bijvoorbeeld geen jonge kinderen toelaten tot een expliciete scare‑act na 20:00 uur).
Wolfsden Cosplay behoudt zich het recht voor acts ter plaatse aan te passen of (tijdelijk) te onderbreken als de situatie daarom vraagt (bijvoorbeeld te jonge kinderen in een 16+ scare‑zone, agressief gedrag of onveilige omstandigheden).

In de online boekingsflow kunnen aanvullende voorwaarden of waarschuwingen worden weergegeven (bijvoorbeeld een aparte checkbox voor 16+ scare‑acts of acts na 20:00 uur). Door de boeking te bevestigen verklaart Opdrachtgever deze aanvullende voorwaarden te hebben gelezen en hiermee akkoord te gaan.

7. Wijzigingen en annuleringen

Wijzigingen in datum, tijd, locatie of inhoud van de act vinden plaats in overleg en kunnen leiden tot aanpassing van de prijs.
Annuleringen door Opdrachtgever zijn slechts mogelijk volgens de termijnen en voorwaarden zoals vermeld in de offerte of bevestiging (waaronder eventuele annuleringskosten).
Wolfsden Cosplay kan een boeking in uitzonderlijke gevallen verplaatsen of annuleren, onder meer bij ziekte, overmacht of onveilige omstandigheden. In dat geval wordt in overleg een passende oplossing gezocht, zoals vervanging of verplaatsing.

8. Vergoedingen en betaling

Tenzij anders aangegeven zijn prijzen exclusief btw en andere heffingen.
Betaling dient te geschieden binnen de op de factuur vermelde termijn.
Bij niet‑tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en kan Wolfsden Cosplay wettelijke rente en redelijke buitengerechtelijke kosten in rekening brengen.

9. Aansprakelijkheid

Wolfsden Cosplay is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen.
De aansprakelijkheid van Wolfsden Cosplay is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico. Indien geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende Overeenkomst.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door bezoekers of derden die zich niet houden aan instructies of veiligheidsregels.

10. Overmacht

Onder overmacht vallen omstandigheden buiten de wil van Wolfsden Cosplay die nakoming van de verplichtingen verhinderen, zoals ziekte, ernstige weersomstandigheden, technische storingen en overheidsmaatregelen.
In geval van overmacht heeft Wolfsden Cosplay het recht de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten of te beëindigen zonder schadevergoeding. Eventueel reeds betaalde bedragen kunnen naar redelijkheid (deels) worden terugbetaald of verrekend met een nieuwe datum.

11. Intellectuele eigendom

Alle ontwerpen, concepten, foto's, video's en overige content blijven eigendom van Wolfsden Cosplay of de betreffende rechthebbende.
Het is niet toegestaan beeld‑ of geluidsmateriaal van optredens commercieel te gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

12. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en alle Overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien dat niet lukt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Wolfsden Cosplay is gevestigd.